Votre club d’escrime est une association loi 1901, ce qui implique le respect de certaines règles et la réalisation d’actes essentiels dans la vie de l’association.
Ainsi, il est important pour tout dirigeant de connaître les modalités d’organisation de l’assemblée générale (AG) annuelle, acte permettant notamment aux adhérents de prendre connaissance de la réalité associative de leur club. Bien au-delà d’un temps obligatoire, l’AG est aussi un moment de convivialité et de partage. C’est bien entendu l’occasion de retracer la saison écoulée et de se projeter ensemble dans la saison à venir.
Les différentes assemblées générales
Toute association est tenue d’organiser une assemblée générale ordinaire annuelle. Celle-ci permet de réunir les licenciés, ainsi que les membres du bureau (président, secrétaire et trésorier) et du comité directeur, pour valider le rapport moral et le rapport financier de votre club d’escrime.
Il existe différents types d’assemblées générales (AG).
Assemblée générale constitutive
L’assemblée générale constitutive correspond à la réunion des fondateurs de l’association, afin de se mettre d’accord sur les règles applicables à celle-ci. Cette AG constitutive permet notamment de rédiger le projet de statuts, ainsi que le règlement intérieur. Chaque membre fondateur doit signer le procès verbal de cette AG.
Assemblée générale ordinaire
L’assemblée générale ordinaire (AGO) annuelle doit être organisée dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice comptable. Voici l’ordre du jour type d’une AGO :
- le rapport moral, fait par le président, qui contient les analyses et les résultats de l’activité associative de la saison précédente et précise les orientations et les perspectives de la saison suivante ;
- le rapport financier, qui permet au trésorier de présenter le compte de résultat et le bilan financier ;
- les tarifs des cotisations et licences ;
- le rapport d’activité sportive, qui permet notamment de retracer les résultats de la saison écoulée (compétitions, formation, arbitrage, etc.).
Assemblée générale extraordinaire
L’assemblée générale extraordinaire (AGE) permet quant à elle de réunir les licenciés de votre club, ainsi que les membres du bureau et du comité directeur, à tout instant de la saison, lorsque des modifications administratives sont à apporter.
Pour une liste détaillées de ces modifications administratives, reportez-vous à la section du guide dédiée à ce sujet.
Organisation d’une assemblée générale
Le bon déroulé de la tenue d’une AG nécessite de respecter certaines étapes.
Convocation à l’assemblée générale
La convocation est adressée à l’ensemble des licenciés de votre club avec l’indication de la date, de l’heure et du lieu de la réunion. Elle est le plus souvent envoyée par e-mail.
Le délai de convocation, c’est-à-dire le délai entre la date d’envoi des convocations et la date de tenue de l’assemblée générale, varie en fonction du type d’AG. Ces délais sont indiqués dans les statuts de l’association.
Un affichage au sein du club avec les informations figurant sur la convocation est le bienvenu.
Émargement de la feuille de présence
En arrivant à l’assemblée générale, les licenciés ou leurs représentants doivent émarger la feuille de présence. Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité sont bien remplies.
Désignation d’un président de séance
Bien que ce ne soit pas obligatoire, il peut être utile de désigner une personne chargée de diriger les débats au cours de l’assemblée générale.
La plupart du temps, les statuts ou le règlement intérieur prévoient que le président de l’association sera chargé de cette fonction, éventuellement accompagné d’un secrétaire de séance.
Lors d’une assemblée générale élective, la présence de scrutateurs (majeurs, licenciés du club ou non) est conseillée pour vérifier et valider le déroulement des votes.
Vérification du quorum de l’assemblée générale
Le président de séance doit vérifier que l’assemblée générale a été valablement convoquée au regard des statuts ou du règlement intérieur de l’association, puis constater grâce à la feuille de présence que le quorum requis est atteint.
Le quorum correspond au nombre minimal de licenciés qui doivent être présents ou représentés à l’assemblée générale de votre club, pendant toute la durée de la réunion.
De manière générale, il n’y a pas de quorum d’association obligatoire ; toutefois, la notion de collectif est importante dans une association. C’est pourquoi quasiment toutes les associations prévoient un quorum à atteindre pour valider les votes réalisés pendant les délibérations en assemblée générale.
Prise de connaissance de l’ordre du jour
L’ordre du jour a une importance primordiale : il permet en effet à chaque licencié de connaître les questions abordées lors de la réunion. Il doit impérativement être précisé dans la convocation à l’assemblée générale.
L’ordre du jour contient une liste chronologique des points qui sont abordés lors de la réunion. Ce document détermine le déroulé de l’assemblée générale et fixe les résolutions qui sont discutées.
L’ordre du jour doit être accompagné des pièces justificatives et des documents permettant aux licenciés de prendre une décision éclairée. Ainsi, pour l’assemblée générale annuelle, les comptes annuels et le rapport de gestion doivent être communiqués en même temps que l’ordre du jour.
Lecture des rapports
Le président de séance doit présenter aux membres présents ou représentés à l’assemblée générale les différents rapports mis à l’ordre du jour.
Vote des décisions
Plusieurs types de scrutin sont possibles : à main levée, à bulletin secret, etc. Les statuts ou le règlement intérieur de l’association peuvent soit déterminer directement le mode de scrutin, soit conférer au président ou au secrétaire de séance le pouvoir de définir le mode de scrutin le plus adéquat.
En l’absence d’indication contraire dans les statuts :
- chaque licencié dispose d’une voix, y compris le président du club ;
- la majorité simple des membres présents ou représentés à l’AG suffit pour adopter une décision.
Peuvent participer aux votes :
- les licenciés majeurs ;
- les représentants légaux des licenciés mineurs ;
- toute personne ayant reçu une procuration, conformément aux statuts de l’association.
Rédaction du procès-verbal
À l’issue de l’AG, un procès-verbal d’assemblée générale (PV d’AG) doit être rédigé par le président ou le secrétaire de séance. Il s’agit d’un document officiel attestant des conclusions de l’assemblée générale, qui contient des mentions obligatoires :
- l’identité de la structure associative ;
- la date, le lieu et la nature de la réunion ;
- le nom du rédacteur du PV d’AG ;
- la liste des membres présents (nom et qualité) ;
- l’ordre du jour ;
- les documents exposés lors de l’AG ;
- un résumé des sujets abordés ;
- les résolutions qui font l’objet d’un vote de l’AG ;
- le résultat détaillé du scrutin ;
- l’heure de clôture de la réunion ;
- le nom, la qualité et la signature du président de l’association.
Le récap’
