Le changement du bureau — Président(e), Secrétaire, Trésorier(e) — au sein de votre club d’escrime entraine des modifications administratives. Il vous faudra les réaliser afin de respecter la réalité de l’association, qui a vocation à évoluer dans le temps.
Modification de l’association
Tout au long de son existence, l’association va évoluer et, pour diverses raisons, connaître des changements. L’un des plus courants est le remplacement de membres du bureau (fin de mandat, démission, décès, décision de justice, etc.). Ces changements sont normaux et font partie de la vie d’une association.
Comme lors de la création de l’association, lorsqu’une modification administrative survient, il faudra respecter certaines étapes :
- organisation d’une assemblée générale (AG) ;
- rédaction d’un procès-verbal ;
- déclaration administrative.
Pour plus d’informations sur l’organisation d’une assemblée générale, nous vous invitons à vous rendre à la section du guide dédiée à ce sujet.
Organisation d’une Assemblée Générale (AG)
Les modifications administratives qui doivent être soumises au vote lors d’une assemblée générale sont :
- la modification de la liste des dirigeants de l’association (AGO/AGE) ;
- la modification du nom de l’association (AGE) ;
- la modification du siège social de l’association (AGE) ;
- la modification de l’objet de l’association (AGE) ;
- la modification des statuts de l’association (AGE) ;
- la dissolution de l’association(AGE).
Par exemple, l’élection de nouveaux membres du bureau est généralement décidée au cours de l’assemblée générale ordinaire (AGO) qui se tient chaque année à la même période.
Si vous avez indiqué les noms et prénoms des membres du bureau dans les statuts de l‘association, vous devrez convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) au lieu d’une AGO.
Cette élection se fera conformément aux modalités prévues dans les statuts.
Si les noms des dirigeants sont inscrits dans les statuts, alors il faudra également modifier les statuts. Nous vous conseillons de ne plus nommer les élus dans vos nouveaux statuts.
Au sein même de l’association, il sera également important de faire une passation des documents, codes d’accès, mots de passe utilisés pour ces services.
ATTENTION ! La rétention de documents de gestion engage la responsabilité personnelle du membre sortant.
Rédaction du procès verbal
À l’issue de l’assemblée générale, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal (PV) modificatif. L’objectif de ce PV est de retranscrire les débats et de constater le respect des modalités de vote.
Ce procès-verbal doit impérativement contenir certaines informations :
- la date et le lieu de l’AG ;
- le résumé des débats ;
- les résolutions adoptées ;
- le quorum ;
- le résultat du scrutin ;
- la signature du président de l’association.
La rédaction de ce PV est indispensable afin d’acter le changement. En effet, vous devrez le joindre à toutes vos déclarations de modification administrative de l’association.
Déclaration administrative
Toute modification administrative de l’association doit faire l’objet d’une déclaration au greffe des associations des services préfectoraux dans les 3 mois qui suivent la modification. Cette déclaration peut être effectuée :
- de préférence, en utilisant le télé-service “e-Modification” accessible via le compte service-public.fr ;
- par courrier, en remplissant les formulaires CERFA adéquats à envoyer au greffe des associations rattaché au siège social de l’association.
Si l’association est employeuse, la déclaration doit également être effectuée auprès de l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI) :
- via le guichet unique sur le site procedures.inpi.fr.
Communication des modifications aux acteurs privilégiés
Dès que la modification est effective, il est d’usage de prévenir les acteurs privilégiés, autrement dit celles et ceux avec qui l’association interagit régulièrement et qui seront impactés par le changement. Vous pouvez vous reporter à l’écosystème du club pour une liste détaillée de ces acteurs.
Services divers
Parmi ces acteurs figurent votre compagnie d’assurance et votre banque.
Pour éviter tout blocage financier (rejet de prélèvements, réception de subventions, etc.), nous vous conseillons de communiquer en priorité tout changement d’importance à votre établissement bancaire, notamment :
- dirigeants (particulièrement en cas de changement de mandataire) ;
- adresse postale (siège social, correspondant) ;
- nom de l’association ;
- dissolution de l’association.
Le mandataire est la personne à laquelle le président de l’association a donné mandat pour le représenter auprès d’un ou plusieurs acteurs spécifiques (par exemple : le trésorier pour la banque).
Services aux clubs employeurs
En plus des acteurs mentionnés au point précédent, vous devrez également contacter la mutuelle, le Pôle Santé Travail, le guichet unique mais aussi votre cabinet comptable, le cas échéant.
Partenaires clés
Pour fidéliser les liens existants avec des partenaires tels le service sportif de votre commune, les différentes écoles ou lieux d’intervention, il est important de les tenir au courant des grands changements opérés au sein de votre club d’escrime.
Cela témoigne en effet de la considération que vous avez à leur égard et c’est également un bon moyen de maintenir le lien ou de le relancer.
Membres de l’association
De la même façon, il est important de prévenir vos adhérents des changements importants survenus au sein de l’association.
En effet, il est peu probable que l’ensemble des membres ait assisté à l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Il conviendra ainsi de présenter les nouveaux éléments par un e-mail groupé, une actualité sur votre site internet ou les réseaux sociaux, ou bien encore tout canal de diffusion privilégié par votre club d’escrime.
Mouvement fédéral
Enfin, pensez également à prévenir le mouvement fédéral (Comité Départemental, Ligue Régionale, Fédération Française d’Escrime) de tout changement d’importance au sein de votre club d’escrime.
Rendez-vous sur l’espace dirigeant de l’extranet fédéral, modifiez les informations concernant votre association et mettez en ligne une copie des documents demandés (notamment le PV d’AG).
Le récap’
