La gestion du club est la partie essentielle des tâches d’un dirigeant et cela regroupe différents champs, tels l’administratif, le juridique et le financier.
Il est important de savoir s’entourer d’une équipe, afin de répartir les différentes missions liées à vos fonctions. Chaque personne prend ainsi à sa charge une ou plusieurs missions.
Pôle administratif
Rédaction du projet associatif
Toute association sportive doit avoir un projet associatif, un outil plus que nécessaire à sa structuration. Ce projet peut s’inscrire sur une durée de 3 à 5 ans mais, en règle générale, il court le temps d’une olympiade (4 ans).
La première étape pour réaliser un projet associatif est de dresser une carte d’identité de votre club d’escrime. Pour ce faire, vous pouvez par exemple utiliser la méthode de la matrice SWOT, en remplissant le tableau ci-dessous avec vos propres informations.
A l’aide des éléments figurant dans le tableau, vous pouvez ainsi rédiger la carte d’identité du club — qui servira d’introduction à votre projet associatif — en répondant notamment aux points suivants :
- sa création, sa structure ;
- ses publics cibles, ses partenaires ;
- son territoire, ses valeurs, ses mission.
Quelles que soient la taille et les ambitions de votre club, nous vous conseillons vivement de vous interroger ensuite sur les quatre thématiques suivantes : sportif, éducatif, développement et sociétal. Quels objectifs pouvez-vous en dégager ? Vous pouvez vous aider des exemples en page suivante.
Il bien entendu possible que votre club ne soit pas en mesure de répondre à l’ensemble de objectifs présentés.
Vous trouverez ci-dessous des EXEMPLES d’objectifs par thématiques.
Sportif
- La création ou le développement d’une dynamique de compétition.
- Les résultats sportifs en fonction des catégories d’âge et des types de pratique.
- L’amélioration de la santé par la pratique de l’escrime.
- L’organisation et/ou participation à des événements.
Éducatif
- Apprentissage et perfectionnement de l’arbitrage.
- Promotion du cursus de formation aux brevets fédéraux.
- La participation et l’implication des jeunes à la vie du club.
- Transmission des valeurs de l’escrime et de l’olympisme.
Développement
- Ouverture de nouvelles sections et/ou de créneaux supplémentaires.
- Réalisation de prestations externes (scolaires, ALSH/CLSH, IME, entreprises, etc.).
- Mise en place de services aux pratiquants.
- Collaboration et partenariat avec d’autres structures.
- Recherche de partenaires publics et privés (subventions, parrainage, mécénat, etc.).
- Sécuriser l’équilibre budgétaire en recherchant des sources de recettes, hors adhésions et subventions.
Sociétal
- Diversifier les publics et se former (faciliter l’accès des personnes éloignées de la pratique sportive, ouvrir une antenne du club, atteindre des publics spécifiques, etc.).
- Promouvoir le vivre ensemble et le lien social, et favoriser le renouvellement des bénévoles dirigeants.
- Développer des partenariats avec des organismes à but spécifique, notamment dans le cadre du développement durable, de l’éducation ou bien encore de l’égalité homme/femme.
Afin de vous aider à évaluer et construire vos objectifs pour chacune des quatre grandes thématiques abordées précédemment, vous pouvez vous aider de la méthode du voilier (aussi connue sous le nom de méthode du speedboat).
* Certes, le bateau devrait comporter une voile afin que le vent le pousse. Nous trouvons cependant cette illustration plus amusante.
Prise des licences fédérales
Au début de chaque nouvelle saison sportive, le président d’un club affilié à la Fédération Française d’Escrime (FFE) a l’obligation de prendre les licences pour l’ensemble des adhérents du club.
De plus, les adhérents doivent être informés de l’existence du contrat d’assurance collectif “accident corporel” compris dans la licence, ainsi que des garanties de ce contrat.
La délivrance d’une licence par une fédération sportive vaut droit à participer à ses activités et soumet son détenteur au respect de la réglementation fédérale.
La FFE propose 5 types de licence, sous le format de matriochkas (plus connues sous le nom de “poupées russes”). Chaque type de licence ouvre ainsi droit à différentes fonctions, qui vont se cumuler.
La licence pratiquant se décline sous les formes suivantes :
- Tireur : pratiquer toutes les disciplines officielles (épée, fleuret, sabre, escrime artistique, sabre laser), en club et compétition, à tous les âges.
- Sabre laser : pratiquer exclusivement le sabre laser, en club et compétition.
- Escrime artistique : pratiquer exclusivement l’escrime artistique, en club et compétition.
- Santé : licence réservée aux programmes thérapeutiques et bien être (EHPAD, cancer du sein, hôpitaux, etc.).
- FFE Handi : licence réservée aux personnes en situation de handicap moteur et visuel, pour la pratique en compétition handisport (en complément de la licence FFH).
- Pass’découverte : licence réservée aux mineurs pour les nouveaux pratiquants issus de séances de découverte.
Quelle licence pour quelle fonction au sein du club ?
Validité de la licence
Une licence peut être prise à compter du 1er septembre pour une validité jusqu’au 31 août de la saison sportive. L’autorité médicale appose son cachet, sa signature et précise la date d’effet de la non-contre-indication à la pratique de l’escrime sur un certificat médical, remis obligatoirement au club avec la demande de licence.
Affiliation fédérale
L’affiliation de votre club auprès de la FFE est annuelle et son renouvellement s’effectue de manière dématérialisée via l’extranet fédéral.
En effet, l’extranet fédéral est le portail qui permet aux clubs d’escrime de réaliser la gestion administrative et sportive de leurs licenciés : affiliation, licences, informations sportives (compétitions, résultats, classements), etc. Cet outil numérique est mis à disposition de chaque dirigeant de club afin de renseigner l’ensemble des informations relatives à sa structure et de saisir les licences.
Chaque club d’escrime dispose ainsi d’un espace qui lui est dédié et peut procéder au renouvellement de son affiliation selon la procédure ci-dessous, dont les étapes sont à réaliser dans l’ordre.
- Mise à jour de la fiche affiliation : vérifier ou modifier les informations concernant l’association : bureau, adresse, coordonnées bancaires.
- Mise à jour des pièces justificatives : archiver un exemplaire des statuts en vigueur à la date du renouvellement de l’affiliation, le récépissé de déclaration en préfecture, la liste des membres de votre instance dirigeante, ainsi qu’un exemplaire du procès-verbal de votre dernière assemblée générale.
- Vérification par la Ligue Régionale des pièces justificatives.
- Validation par la Ligue Régionale du renouvellement de l’affiliation, si le dossier comporte l’ensemble des pièces demandées.
- Saisie des demandes de licences : dirigeants, enseignants, pratiquants.
- Choix de l’assurance adaptée.
- Paiement des différentes licences.
A l’issue de ces démarches, l’affiliation de votre club est renouvelée pour la saison sportive en cours et les licences saisies sont actives jusqu’au 31 août suivant.
