La création d’un club d’escrime, qui est une association sportive, passe par plusieurs étapes administratives. Il vous faudra réaliser celles-ci dans l’ordre, afin de suivre le bon déroulement de ces démarches.
Choix du nom de l’association
Le choix du nom de l’association est la première étape de la création d’une association sportive.
Si, en principe, le choix du nom d’une association est libre, il convient de vérifier, sur le site gouvernemental du journal officiel, que le nom envisagé n’est pas déjà un nom utilisé ou un nom protégé.
Ainsi, vous ne pouvez pas utiliser :
- une marque enregistrée auprès de l’Institut national de la propriété industrielle (Inpi) ;
- une appellation d’origine protégée ;
- le nom de famille d’un particulier sans son accord ;
- un terme correspondant à une qualification ou un titre dont l’usage est réservé à certaines personnes physiques ou morales (les appellations fondation).
Le siège social peut être établi dans l’un des lieux suivants :
- bâtiment communal ;
- local ayant vocation à être loué ou acheté par l’association dès que celle-ci aura été déclarée ;
- domicile de l’un des membres (cette possibilité est toutefois moins pratique en cas de changement de bureau et/ou de déménagement : il vous faudra modifier les statuts, le cas échéant).
Rédaction des statuts et du règlement intérieur
Les statuts
Les statuts sont l’acte de naissance de l’association et représentent le contrat liant chaque membre de l’association les uns aux autres.
La rédaction des statuts est entièrement libre — il y a même la possibilité d’ajouter un règlement intérieur de l’association. Cela étant, pour affilier l’association à la FFE, vos statuts devront être en conformité avec les statuts fédéraux et comporter certaines mentions obligatoires.
De manière générale, les statuts se composent des mêmes articles et doivent être datés et signés par au moins deux membres du bureau (président et secrétaire) :
- Nom de l’association (Obligatoire)
- Objet de l’association (Obligatoire)
- Siège social (Obligatoire)
- Composition du bureau (fonctions uniquement, sans les noms et prénoms)
- Conditions de composition du bureau
- Affiliation FFE
- Formalités administratives
- Fonctionnement du bureau
- Perte de qualité de membre
- Ressources de l’association
- Règlement intérieur
- Dissolution
Vous pourrez retrouver, en annexe, une proposition de statuts types.
Le règlement intérieur
En principe, une association n’a pas l’obligation d’avoir un règlement intérieur.
Le règlement intérieur vise à définir les règles de fonctionnement applicables au sein de l’association en matière de discipline, d’accès aux installations, d’utilisation du matériel, de la relation entre les membres, du paiement des cotisations, etc.
Le règlement intérieur peut être élaboré dès la création de l’association ou rédigé en même temps que les statuts et y être intégré.
Vous pourrez retrouver, en annexe, une proposition de règlement intérieur type.
Désignation du bureau
La nomination des trois membres du bureau — Président(e), Secrétaire, Trésorier(e) — s’effectue lors d’une Assemblée Générale constitutive (composée par les fondateurs de l’association sportive).
Lors de cette Assemblée Générale constitutive, à l’issue de laquelle un procès-verbal devra être établi, l’on pourra arrêter comme ordre du jour :
- l’approbation définitive des statuts ;
- l’élection des membres du premier Comité Directeur, conformément aux modalités énoncées par les statuts ;
- la fixation des différentes cotisations.
Déclaration de l’association
La déclaration est l’une des dernières étapes de constitution d’une association. En effet, pour acquérir la personnalité morale et la capacité juridique, une association doit être déclarée ; elle pourra ainsi conclure un contrat, recevoir une subvention, agir en justice, etc.
La déclaration doit être faite par l’un des membres du bureau ou par une personne mandatée. Elle peut être faite en ligne (via le téléservice e-création) ou par courrier, au greffe des associations du département (services préfectoraux) où l’association a son siège social.
Elle s’accompagne d’une liste de documents à fournir :
- une copie du procès-verbal de l’assemblée constitutive, signée par au moins un dirigeant et comportant les nom et prénom du signataire ;
- la liste des membres de l’intégralité du comité directeur de l’association (nom, prénom, nationalité, profession, domicile, fonction au sein de l’association) ;
- un exemplaire des statuts de l’association, daté et signé par au moins deux dirigeants et comportant leurs nom, prénom et fonction au sein de l’association ;
- une demande d’insertion au journal officiel (auprès des services préfectoraux).
Une fois que la préfecture a reçu votre déclaration, elle peut soit refuser le dossier (notamment s’il manque un document) soit l’accepter et, dans ces conditions, un récépissé de déclaration d’association vous sera communiqué.
Le récépissé constitue la preuve matérielle que l’association a accompli les formalités obligatoires pour obtenir la capacité juridique prévue par la loi de 1901.
Enfin, il est nécessaire de déclarer à l’administration tout changement au sein de l’association, tel :
- la modification des statuts ;
- le changement de dirigeants ou d’adresse de siège social.
Insertion au Journal Officiel
Pour finaliser la création de votre association, une publication dans le Journal Officiel est obligatoire. La transmission du dossier à la direction des Journaux Officiels est directement faite par les services préfectoraux, dans un délai d’un mois suivant la déclaration.
Immatriculation au répertoire SIRENE
Si un numéro d’inscription au Répertoire National des Associations (RNA) vous est automatiquement attribué lors de la déclaration de l’association, vous devez, dans certains cas, demander l’immatriculation de votre association au répertoire national des entreprises et des établissements (appelé également répertoire Sirene), géré par l’Insee.
L’inscription est obligatoire si :
- Cas 1 : l’association emploie ou envisage d’employer des salariés.
La demande doit être faite sur le site du guichet unique, où il faudra créer un compte INPI, dans les huit jours qui suivent le début d’activité (https://procedures.inpi.fr).
Mis en place depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique permet de mutualiser les démarches administratives d‘une association employant du personnel. Il se substitue ainsi aux sites internet sur lesquels s’effectuaient auparavant ces formalités.
- Cas 2 : l’association n’est pas employeuse et souhaite demander des subventions auprès de l’État ou des collectivités territoriales.
La demande s’effectue uniquement en ligne sur le compte Asso, qu’il faudra créer avant de pouvoir accéder à la demande en ligne. La plateforme vérifiera les informations issues de la base de données du greffe des associations ; une fois les différentes vérifications faites, il vous suffira de transmettre la demande et d’attendre la validation et la transmission du numéro au bout de quelques jours.
Attention ! Si votre association devient employeuse au cours de son existence, vous devrez alors réaliser votre déclaration auprès de l’INPI (cf. cas 1 ci-dessus).
Demande d’affiliation initiale à la FFE
L’affiliation est un acte volontaire permettant de rejoindre une structure regroupant tous les acteurs d’une pratique sportive. Ainsi, en affiliant votre association à la Fédération Française d’Escrime (FFE), celle-ci sera rattachée à un Comité Départemental et une Ligue Régionale.
Pour réaliser votre affiliation, il vous suffit d’adresser un courrier à la Ligue Régionale, accompagné des pièces justificatives suivantes :
- la demande d’affiliation FFE ;
- un exemplaire des statuts de l’association ;
- une copie du récépissé de déclaration par la Préfecture ;
- une liste nominative des membres du bureau et du comité directeur, avec leur fonction au sein du bureau ;
- une copie d’insertion au journal officiel.
Parmi les avantages de l’affiliation à la FFE :
– reconnaissance et valorisation de l’association auprès du grand public ;
– licence sportive donnant accès aux compétitions fédérales et proposant une assurance spécifique ;
– bénéficier d’une responsabilité civile pour l’association ;
– homologation des manifestations sportives et officialisation des résultats ;
– obtention de subventions auprès des partenaires institutionnels.
Assurances obligatoires
L’affiliation à la Fédération Française d’Escrime (FFE) permet aux clubs affiliés de bénéficier automatiquement d’une assurance responsabilité civile (RC).
Il s’agit là de protéger toutes celles et ceux qui composent la FFE (personnes physiques ou personnes morales) contre tous les dommages qu’ils pourraient faire subir à des tiers du fait de la pratique de l’escrime. De plus, gardez en mémoire que les licenciés sont tiers entre eux, ce qui signifie que si la responsabilité d’un licencié est engagée à l’égard d’un autre licencié, l‘assurance RC jouera dans son plein effet.
L’assurance responsabilité civile sert à indemniser les dommage causés ou subis par les salariés, les bénévoles, les adhérents, les spectateurs et les dirigeants de l’association.
La deuxième assurance obligatoire pour les associations, à laquelle vous devez souscrire, est l’assurance dite « multirisques locaux ou immeubles ». En d’autres termes, un club d’escrime locataire de sa salle d’armes doit souscrire une garantie des risques locatifs pour couvrir les éventuels dommages causés à l’immeuble.
Le récap’
Il est important de scanner et conserver les dernières versions des documents suivants, qui vous seront demandés pour quasiment toutes les démarches que vous effectuerez pour l’association :
- statuts datés et signés ;
- récépissé de déclaration en préfecture ;
- copie d’insertion au journal officiel ;
- procès verbal d’assemblée générale élective.
Un espace numérique pour le club vous est dédié sur l’extranet fédéral. Lors de votre demande de renouvellement d’affiliation à chaque début de saison sportive, la Ligue Régionale vérifiera la conformité des documents mentionnés ci-dessus.
